Профессия секретаря - аргументы и факсы

Если Вы считаете, что высшее образование и повышение квалификации на тренингах и семинарах нужны только топ-менеджерам, эйчарам и банкирам, то Вы глубоко ошибаетесь. Без диплома и огромного багажа знаний и навыков занять место в офисе непросто даже обычной сотруднице приемной. И это не говоря о должности личного помощника руководителя. Требования работодателя к сотруднику на эту должность сравнимы с уровнем запросов на место Генерального секретаря ООН.

Еще несколько лет назад трудоустроиться в качестве секретаря можно было без опыта и институтских «корочек». Сегодня должность секретаря получает далеко не каждая соискательница. И вовсе не броская внешность претендентки с глубоким декольте и вызывающей мини-юбкой помогает найти самый короткий путь к сердцу работодателя, а наличие вузовского диплома и внушительный набор знаний и навыков, без которых трудно получить теплое местечко в офисе и выжить в конкурентной борьбе.

Требования к претенденткам на должность секретаря

Все чаще в объявлениях о секретарских вакансиях встречается аббревиатура «ВО»,  что свидетельствует об обучении в стенах высшего учебного заведения. Надо сказать, что это требование уже стало одним из обязательных условий при приеме на работу, хотя некоторое время назад это было всего лишь пожеланием работодателя.

Гораздо менее строгими, чем у работодателей, являются государственные стандарты к претенденткам на вакансию рядовой сотрудницы офиса. Следуя требованиям Справочника квалификационных характеристик профессий, секретарь руководителя должен получить профессионально-техническое образование либо можно пройти подготовку непосредственно на рабочем месте. Кажется, что этого вполне достаточно для работы на этой должности.

Разве сложно без вузовского диплома приготовить ароматный кофе руководителю или клиентам, ответить корректно на телефонный звонок, набрать на компьютере несложный текст? Конечно, это достаточно просто. Но нет гарантии, что новая сотрудница умеет пользоваться не только электрочайником и факсом, но сможет грамотно изъясняться, сумеет поддержать беседу и при всем этом обладает хорошими манерами? Перечень обязанностей секретаря очень широкий и вовсе не ограничивается разговорами по телефону и обработкой входящей и исходящей корреспонденции.

Секретарь должен хорошо ориентироваться и знать:

- нормативные документы, которые регулируют деятельность предприятия: инструкции, положения и т.д.;

- основы делопроизводства;

- различные методы обработки документов;

- архивное дело;

- обязательно – машинопись;

- уметь пользоваться приемно-переговорными устройствами: телефонами, мини-АТС, факсами и др.;

- стандарты оформления деловой корреспонденции, организационно-распорядительной документацией;

- основы трудового законодательства и административного права;

- основы этики и эстетики;

- тонкости делового общения.

К такому широкому списку обязанностей секретаря, обозначенному в Справочнике, очень часто работодатели добавляют свои собственные пункты. Особенно высокая планка для личных ассистентов и помощников руководителей, которые просто обязаны в некоторых вопросах разбираться лучше начальника.

Говорит Ольга Гордиенко, которая работает помощником руководителя в одной из столичных компаний:

- Высшее образование, плюс курсы секретарей, а также тренинги по психологии и маркетингу – вот минимальные требования к уровню подготовки секретаря. Идеальный секретарь прекрасно разбирается в организации деятельности компании, знает, чем занимается руководитель компании, начальники отделов и каждый сотрудник.

Секретарь всегда в курсе всех офисных событий и очень коммуникабельна. Она никогда ни о чем не забывает, успевает стенографировать совещания и общаться с коллегами, составляет распорядок дня руководителя, иногда даже планирует его вечерний досуг. Свято верит в карьерный рост, целеустремленная и постоянно обучающаяся чему-либо на разнообразных вечерних курсах.

Где учат на секретаря?

Секретарскому делу в высших учебных заведениях не обучают. Эту профессию можно получить только в училищах и профессиональных лицеях. Среди абитуриентов этих учебных заведений на протяжении уже нескольких лет эта профессия считается одной из популярных и востребованных. Чему же здесь учат? В некоторых образовательных учреждениях специальность секретаря руководителя (организации, предприятия, учреждения) интегрируется с похожими специальностями, например, инспектора по кадрам, оператором ЭВМ и др., что в значительной степени увеличивает вероятность трудоустройства. Зачисляют на обучение по данной специальности после окончания девяти или одиннадцати классов.

За три года обучения (для поступивших после девятого класса) или за год (для поступивших после одиннадцатого класса) будущие секретари получают знания

- по учету и регистрации корреспонденции как входящей, так и исходящей;

- по правилам оформления документов в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД);

- по контролю за правильностью написания заявлений, которые подаются на подпись руководству;

- навыки по пользованию компьютерной и другой офисной техникой

- и другие.

Обучающиеся узнают, как правильно вести документацию сотрудников, если в компании нет кадрового работника: оформление трудовых книжек, документов о командировках, ведение табеля учета рабочего времени и оформления любых справок.

Чему учат на курсах

Для того чтобы получить профессию секретаря, совсем не обязательно учиться год или три года в учебном заведении. Премудрости работы в приемной можно постичь на специальных курсах, где обучении проходит в течение нескольких месяцев.

Краткосрочные курсы для секретарей сегодня предлагают большинство столичных учебных центров. Занятия на подобных курсах длятся несколько месяцев и обычно проводятся по вечерам, это позволяет совмещать учебу с работой.

Какие курсы выбрать из множества предлагаемых учебными центрами? Не стоит соглашаться на предложения с небольшим количеством занятий ради экономии времени и денег. Средства вам, конечно, удастся сберечь, но в результате вы получите лишь набор обзорных лекций и несколько практикумов по заполнению документации и работе на компьютере вместо основательной подготовки. Поэтому, прежде чем платить за выбранный курс, следует поинтересоваться уровнем квалификации преподавателей, наличием материально-технической базы, оснащением аудиторий. Лучшим вариантом будет выбор комплексных курсов, на которых обучают сразу нескольким профессиям.

Например, в Институте экономики, права и систем управления Песоцких есть возможность получить такую комбинированную специальность - «менеджер по персоналу — секретарь — офис-менеджер — администратор». В Институте подготовки кадров промышленности можно приобрести навыки работы офис-менеджера, оператора ПК, секретаря руководителя, менеджера по персоналу. Овладение навыками по нескольким направлениям деятельности позволяет не только расширить знания и умения, но возможности последующего трудоустройства. А профессия узкого профиля может стать хорошим дополнением к высшему образованию.

Говорит Анжела Костюр, заместитель директора учебного центра «Успех»:

- Среди слушателей курсы подготовки секретарей пользуются большой популярностью. Программа курсов рассчитана на три месяца и включает в себя не только теоретическую часть в форме лекций, но и практические занятия в компьютерном классе. Будущие личные помощники руководителя изучают основы делопроизводства, учатся правильно заполнять первичные бухгалтерские документы (платежки, накладные, счета), получают навыки набора текстовых документов.

Слушатели курсов изучают также основы маркетинга и рекламы, экономики и финансов предприятия или компании, трудовое законодательство, знакомятся с нюансами делового этикета – всем тем, что поможет им стать незаменимым сотрудником в современном офисе любой компании.

В результате на курсах будущие секретари осваивают достаточно широкий перечень дисциплин, который в разных учебных центрах незначительно варьируется.

Обязательному изучению подлежат:

- секретарское дело: введение в специальность, должностные обязанности секретаря, процедуры приема и учета посетителей, основы делопроизводства и документооборота, обработка деловой корреспонденции, технология телефонных переговоров;

- работа на компьютере: основы работы в ОС Windows, офисные приложения Word, Excel, Outlook Express, PowerPoint, Access, Internet Explorer, сканирование в программе Fine Reader, программы архивирования файлов, антивирусные программы, набор текста десятипальцевым слепым методом;

- работа с офисной техникой: принтером, сканером, факсом, телефоном, мини-АТС.

Дополнительно изучаются следующие предметы:

- экономика: понятия расходов и прибыли, как их увеличить и сократить;

- учет кадров и трудовое право: основы трудового законодательства, правила составления трудовых контрактов, аспекты взаимоотношений фирмы и работника, правила оформления на работу и увольнения сотрудников, правила заполнения и хранения трудовой книжки;

- реклама и маркетинг: целевая аудитория и позиционирование компании, где и как лучше разместить рекламу, алгоритм составления рекламного объявления;

- основы бухгалтерского учета: обработка первичных бухгалтерских документов, работа с программой «1:С Бухгалтерия»;

- техника трудоустройства: правила составления резюме, приемы поиска работы через кадровые агентства и Интернет, как правильно представить себя с лучшей стороны и как успешно пройти собеседование;

- психология: коммуникационные навыки, налаживание отношений в коллективе, борьба со стрессами;

- деловая этика: культура общения, офисный дресс-код, нюансы ведения деловой переписки и телефонных переговоров.

Не забудьте уточнить заранее, будет ли выдано после окончания курсов свидетельство или диплом государственного образца. Деятельность учебного центра должна быть лицензирована Министерством образования. Только в этом случае документ об окончании курсов может гарантировать высокий уровень ваших знаний и соответствие их общепринятым стандартам.

Перспективы профессии секретаря

Позиция ассистента руководителя – вовсе не тупик профессионального  роста в компании, - говорит помощник руководителя Ольга Гордиенко. Начиная карьерный рост с позиции секретаря можно сделать успешные шаги по карьерной лестнице. Постигнув все особенности специфики работы в подразделениях компании и нюансы администрирования, толковый помощник легко может взять в свои руки руководство секретариатом, продолжить карьеру в выбранном направлении и в перспективе стать административным или исполнительным директором. Но это возможно только в случае постоянного пополнения багажа своих профессиональных навыков и повышения квалификации.

Как отмечает помощник руководителя Ольга Гордиенко:

- Непрофессионально секретаря выявить очень просто. Улыбчивая мордашка, фигурка Барби, привычка болтать и по большей части не по делу. Знание компьютера, а в особенности Интернета, куда мадам погружается после окончания покраски ногтей, ограничено сайтом «Одноклассники.ru». На рабочее место приходит позже начальника минут так на 20. Шеф уже давно ею приучен не «заморачиваться» правильным ведением документооборота. Прослушанные курсы английского интеллекта ей не прибавили. Подписывая ежемесячно зарплатную ведомость, руководитель в течение уже двух лет не перестает удивляться: и за что я плачу этой вертихвостке?

Если в приведенных ниже цитат из резюме вы не узнаете себя, то значит с уровнем профессионализма у вас всё в порядке:

— «Прошу рассмотреть мое резюме на должность секретаря-референдума».

— «У меня высшее гуманитарное образование: специальные курсы секретарей-референтов».

— «Незнакомая должность секретаря привлекает меня своей новизной».